«Todas las organizaciones necesitan conservar los documentos que generan para responder a sus necesidades y además, para cumplir con los requisitos legales. Desde este punto de vista, el principal objetivo de la creación y gestión de documentos (records) es el de ser testimonio del funcionamiento de una organización» (Documentos electrónicos: manual para archiveros. Consejo Internacional de Archivos ICA. Ministerio de Cultura).
La gestión de los documentos dependerá en gran medida del tipo que sea, de soporte o record, puesto que la finalidad de cada uno de ellos, y su conservación en consecuencia, tendrán un tratamiento distinto.
Los documentos de soporte son aquellos que adquirimos de fuentes externas, no son únicos, ni suelen contener datos confidenciales, además se denominan así porque suelen servir de apoyo en nuestras tareas diarias, como legislación, manuales, libros, guías…No poseen valor legal ni administrativo para nuestra organización.
Por el contrario los documentos denominados «records» son los que generamos a diario o recibimos en el desarrollo de nuestra actividad, por lo que suelen ser únicos para cada proceso, tenemos los derechos de propiedad, contienen datos confidenciales y además tienen un tiempo de validez durante el cual hay que conservar. Su valor va más allá, puesto que sirve como prueba en juicios o ante la Agencia Tributaria o auditorias.
En definitiva, para los documentos que generamos dentro de nuestra propia organización (records) debemos establecer una serie de pautas desde el mismo momento en el que se crean, y que deberá cubrir todo el ciclo de vida del mismo, estableciendo las políticas de gestión documental adecuadas.
Desde nuestra experiencia, consideramos que se deben tener en cuenta 4 requisitos básicos a la hora de crear un documento:
– Finalidad del documento (para qué se crea)
– Datos básicos que debe contener (legales y funcionales)
– Distribución y acceso (roles de usuarios)
– Calendario de conservación
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