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Analizar y planificar, las palabras clave de cualquier proyecto, en este caso para la implantación de un sistema de gestión documental, agrupan todas las actuaciones que debemos llevar a cabo para que nuestros objetivos, mejorar la productividad y reducir costes, se conviertan en éxito seguro. Pensar en un departamento concreto, en un proceso concreto e ir aplicando la cultura documental a toda la organización poco a poco, después del 1 el 2, lo más importante... la implicación a todos los niveles.
Un proyecto de digitalización debe tener como antesala un estudio documental previo para analizar la situación de la entidad, conocer las funciones de cada departamento y el objetivo que se desea conseguir. Es muy importante conocer bien la organización y sus funciones para establecer los parámetros adecuados y las entidades documentales necesarias.
Es importante tener claro la función que un gestor documental tendrá dentro de nuestra organización para facilitar su implantación y por tanto su aceptación entre los usuarios para sacar el máximo rendimiento de sus funcionalidades.
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